FIT KARTE 契約・購入
顧客の契約プラン、オプション、ビジター、初回プランをまとめて登録・確認できます。金額や支払い・返金の履歴は、支払いで確認します。
対象画面
- 店舗の管理画面（
https://dashboard.fit-karte.com/[ブランドID]/[店舗ID]）にアクセス - 顧客カルテ を開く
- 顧客を選択
- プラン > 契約・購入 を開く
契約・購入一覧
プラン名で検索し、種別で絞り込めます。登録が新しい順に表示され、契約の行からは契約詳細、単発購入の行からは支払い詳細を開けます。契約に紐づく月々の支払いは、この一覧へ重複して表示されません。
| 表示 | 意味 |
|---|---|
| 有効 | 契約中、または利用が残っている購入です |
| 購入待ち | 購入・契約の手続きが完了していない状態です |
| 終了 | 利用完了、期限切れ、契約終了、返金後などの状態です |
| 一時停止 | 契約が一時停止されています |
| 終了予定 | 有効な契約に将来の終了日が設定されています |
チケットを使い切っても、そのチケットで予約したレッスンやクラスが未終了なら購入は「有効」のままです。利用可能なチケットが残っている場合も「有効」となります。チケットを配布しない単発購入は、支払完了で「終了」と表示されます。返金の記録は別行にせず、元の購入を「終了」として残します。
プランを追加する
手順
- 追加 をクリック
- 契約・オプション・ビジター・初回の見出しからプランを選択
- 料金と必要な利用条件・支払明細を確認
- 登録 をクリックして完了
契約プランと継続オプションは契約として登録します。ビジター・初回・一括オプションは購入として登録します。オプションは予約・チケットを利用しない商品やサービスです。
💡 補足: 有効なUnivaPay連携がある場合は、登録後に購入リンクを案内できます。リンクの案内だけでは支払いは完了しません。メールは送信操作を行うまで送られません。
基本情報
| 項目 | 必須 | 説明 |
|---|---|---|
| プラン | 登録済みのプランから選択します | |
| 料金 | 料金が1つなら自動選択されます。複数ある場合は対象の料金を選択します | |
| 表示名 | プラン名が自動反映されます。「表示名・メモを変更する」から変更できます | |
| 契約開始日（記録用） | 契約として登録する場合の開始日です。初回・次回の支払日には影響しません | |
| 担当者 | 条件付き | 担当者を指定する利用条件の場合に選択します。オプションには予約用の担当者設定はありません |
| 予約可能日時の制限 | - | 契約単体で予約を受け付ける曜日・時間帯を制限できます。制限を設定しない場合は、すべての曜日・時間帯で予約が可能です |
| メモ | - | 共有事項や気づいたことを自由に入力します |
💡 補足: 契約単体で「予約可能日時の制限」が設定されている場合は、カテゴリやプラン側の「予約可能日時の制限」は引き継がれず、契約単体の設定のみ有効になります。
契約・継続オプションの初回請求
継続払いでは、初回のプラン料金 を「含める」「含めない」から選びます。一括払いではプラン料金を含めて登録します。
| 設定 | 内容 |
|---|---|
| 含める | 初回明細にプラン料金を含めます |
| 含めない | 初回のプラン料金を請求しません。入会金などの追加明細だけを請求することもできます |
| 初回にまとめる期間 | 1ヶ月周期の継続プランで「含める」を選んだ場合、1ヶ月分・2ヶ月分を選択できます |
明細の追加欄から、入会金や体験料などをプランから選択するか、明細名・金額を自由入力できます。継続契約の追加明細は初回のみ請求し、次回以降の通常料金には加算されません。2ヶ月分をまとめても、追加明細は1回分です。
登録前に 初回合計 と 支払いタイミング の「初回の支払日」「次回の支払日」「次回金額」を確認してください。初回合計が0円なら「初回のお支払いなし」、購入リンクで支払う場合は「お客様が購入リンクで支払う日」と表示されます。契約開始日を変更しても、これらの支払日は変わりません。
単発購入の支払い
| 選択 | 内容 |
|---|---|
| 支払い済みで登録 | 受領済みの購入を記録します。実際に受け取った支払日を指定してください。カード決済は実行しません |
| 購入リンクを案内 | UnivaPay連携時に、お客様へ支払いを依頼するリンクを案内します |
| 購入待ちで登録 | 購入リンクを利用できない場合に表示されます。受領後、購入詳細から支払い済みに変更してください |
購入時のチケット配布
対象の明細にある 支払い完了時にチケットを配布 をONにすると、その明細の支払完了に合わせてチケットを配布します。OFFの明細からは配布しません。オプションや無料初回プランでは配布しません。継続プランの次回以降の配布条件は、プランの設定を確認してください。
詳細はチケットを参照してください。
契約詳細
表示内容
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 基本情報 | 契約ID・契約名・プラン・金額・契約期間・担当者・予約可能日時の制限・メモを確認できます |
| 支払い情報 | 支払開始日・次回支払予定日・登録カード情報または振込先口座情報（継続払いで銀行振込を利用している場合）を確認できます |
| チケット配布 | 次回のチケット配布予定日や配布期間の設定を確認できます |
| 日時情報 | 作成日時・更新日時が表示されます |
リンク共有
未決済の支払いがある場合に、お客様へ契約（決済）リンクを共有できます。
手順
- 一覧から契約を選択し、の「 シェア」をクリック
- リンクをコピーして直接お客様に送付、または、「メールで共有する」をONにして「送信」をクリック
通知内容のカスタマイズ
「メールで共有する」をONにした場合、送信されるメール（件名・メッセージ）の内容を個別に編集できます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 件名 | 【{{店舗名}}】ご購入手続きのご案内 |
| 本文 | ※ このメールはシステムからの自動配信です。いつも{{店舗名}}をご利用いただき、誠にありがとうございます。下記URLより、お申し込み内容のご確認およびお支払い手続きをお願いいたします。▼ ご購入ページ{{購入URL}}【ご案内】・お支払いは安全な決済システムを利用しております・お手続きは数分で完了しますご不明な点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。引き続き、よろしくお願いいたします。 |
店舗側から決済
お客様からカード情報を預かっている場合や、決済エラー発生時に対面で決済をやり直す場合などに、店舗側の操作で決済を完了させることができます。
手順
- 一覧から契約を選択
- 表示される購入・契約手続きのボタンから手続きを開く
- クレジットカード情報または銀行振込情報を入力・選択し、確定 をクリックして完了
⚠️ 注意: 決済システム連携を行っている場合のみ利用可能です。
決済エラーが発生した場合
正常に決済が完了していない場合、エラーコードとエラー内容が表示されます。別のカードを使用して再決済してください。
契約編集
手順
- 一覧から契約を選択し、 をクリック
- 内容を編集し、更新 をクリックして完了
⚠️ 注意: 以下の項目は登録後の整合性を保つため、編集画面からは変更できません。変更が必要な場合は、一度契約を終了し、新しい内容で再登録するか、終了設定から日付の調整を行ってください。
- プラン
- 金額（料金区分）
- 契約開始日
- 支払（配布）開始日
- 契約終了日（※契約詳細の「終了設定」から変更可能）
- 支払終了日（※契約詳細の「終了設定」から変更可能）
継続契約では、変更可能な場合に 次回の支払日 と 次回金額（円） を編集できます。次回の支払日には過去の日付を指定できません。支払いが終了済みの場合は変更できません。
契約の終了設定（終了設定）
契約終了日（および支払終了日）を設定・変更することができます。これらの日付は「契約編集」画面からは変更できません。契約詳細画面の「終了設定」ダイアログから設定を行います。
スタッフが操作するには 契約の終了設定 権限が必要です。権限がない場合は「契約の終了設定権限がありません。」と表示され、終了設定のボタンを押せません。代表者または「組織管理」権限を持つスタッフへ設定変更を依頼してください。設定方法はスタッフ設定を参照してください。
手順
- 一覧から契約を選択
- 契約終了・請求停止 カードにあるボタンをクリック
- 終了日が未設定の場合：終了設定を開く
- 既に終了予定日が設定されている場合：終了予定を確認・変更
- 既に契約または支払いが終了している場合：終了状況を確認
- 終了日を設定
契約終了日 および 支払終了日 を指定し、契約終了を設定する をクリックして完了します。
💡 補足: 支払終了日は、契約終了日以前の日付を指定してください。支払いを先に停止し、チケットを使い切った後に契約を終了させることもできます。
終了予定日の設定と動作の違い
解約に伴う設定を行う際、設定の使い分けに注意してください。
| 項目 | 概要 | 設定後の動作 |
|---|---|---|
| 支払終了日 | 決済の停止期限 | 指定日以降、次回の自動決済およびチケット配布が停止されます。保有しているチケットはそのまま利用可能です。 |
| 契約終了日 | サービスの利用期限 | 指定日以降、契約は終了し、契約プランに紐づくチケットはすべて利用不可となります。 |
⚠️ 注意点:
- 契約開始日より前の日付、または過去の日付を終了日に設定することはできません（本日以降の日付を指定してください）。
- 既に支払いまたは契約が終了している（過去の日付が設定されている）項目については、日付の変更は行えません。
契約削除
不要になった契約を削除できます。
手順
- 一覧から削除したい契約の をクリック
- 「 削除」をクリック
- 確認ダイアログが表示されるので、内容を確認し 削除 をクリックして完了
💡 補足: 契約を削除しても、お客様の過去の利用履歴や決済データなどはシステム上に保持されます。ただし、削除された契約に紐づく新規の予約や手続きは行えなくなります。
⚠️ 注意点: 購入待ち の契約のみ削除できます。決済手続きを開始済み、支払い・チケット・予約などのデータがある場合は削除できないことがあります。単発購入の操作は支払いを参照してください。